9 tipů pro uspořádanou kancelář

To, kde pracujete, se promítá i do toho, jak se vám pracuje, jak jste produktivní a v práci úspěšní. Nemusí to nutně znamenat, že vám dokonalý pořádek na pracovním stole zaručí hvězdnou kariéru, ale pravdou je, že množství věcí v pracovním prostoru vás může rozptylovat a svádět k prokrastinaci. Jaké jsou tedy moje tipy pro uspořádanou kancelář?

1. Odstraňte vše, co do kanceláře nepatří

Stejně jako v jiných místnostech, i v pracovně nebo kanceláři začněte úklidem. Vyndejte všechny věci ze zásuvek i z polic a vše nepotřebné vyhoďte. V dnešní digitální době ani nemusíte hromadit nejrůznější papíry (pokud vám to nenařizuje zákon), tak se jich jednoduše zbavte.

Platí to i o všech dekoracích, na které sedá prach a kancelář pak působí ošuntělým dojmem. A zbytečné je také hromadit reklamní propisky nebo staré diáře. Čím čistější bude místo, kde pracujete, tím více prostoru dostanou vaše myšlenky.

2. Rozdělte si pracovní plochu na dvě zóny

Toto pravidlo se týká především domácího pracovního místa. Většina práce (organizace domácnosti) se dnes odehrává na počítači. Vyhraďte si proto na pracovním stole místo, které bude určeno pouze pro práci na počítači.

Druhou zónu pak tvoří plocha pro práce, které s počítačem nesouvisí. Můžete tam mít šicí stroj, malířský stojan nebo vrtačku, ale tyto dvě zóny by se neměly překrývat. Jinak totiž hrozí, že až příliš drahocenného času věnujete přesouvání věcí, které vám v tu chvíli překáží.

Tip: Problémem dnešní doby jsou také všudypřítomné dráty a kabely. Zkroťte je pomocí chytrých triků nebo speciálních organizérů a ušetřete si nervy s hledáním toho pravého.

3. Vytvořte si dvě složky: k vyřízení ihned a k vyřízení později

Plánování činností je jedním z klíčů k opravdové produktivitě. V kanceláři nebo domácí pracovně mají tendenci hromadit se nejrůznější papíry a obálky. Kromě digitalizace a vytřídění zbytečných písemností vám pomůže rozdělit úkoly na dvě hromádky - ty, které je potřeba vyřídit ihned a ty, které s vyřízením pár dní počkají.

Takové třídění můžete provádět každý den ráno, než se pustíte do práce, nebo třeba jednou týdně podle toho, kolik úkolů se na vás valí. Aby se vám hromádky nepovalovaly jen tak na stole, pořiďte si klasické pořadače na dokumenty, úložné boxy nebo závěsný drátěný pořadač, které vám udělají nejen dobrou službu, ale také radost.

4. Odpadkový koš pod stolem je základ

Při třídění papírů se vám bude hodit mít odpadkový koš hned po ruce. A čím větší, tím lepší. Pokud máte prostor, udělejte si radost odpadkovým košem, se kterým můžete rovnou odpad třídit. Není zkrátka nic horšího, než když musíte s každým papírem nebo použitým sáčkem od čaje odcházet z místnosti.

5. Všechno, co lze, schovejte do zásuvky

Ačkoliv svou roztomilou sešívačku nebo designové sponky na papíry milujete, lépe jim bude v zásuvce stolu. Tam je budete mít po ruce připravené k akci, a přesto nebudou rušit vaše soustředění při práci. Abyste zásuvku udrželi co nejvíce zorganizovanou a nemuseli se zdržovat dlouhým hledáním zvýrazňovače, poslouží vám jednoduché vložky do šuplíku, u kterých si můžete také nastavit šířku podle potřeby.

6. Pořiďte si vyhovující organizéry a štítkujte

Papíry a dokumenty, které vám po třídění zůstanou, roztřiďte do šanonů a organizérů, na které nalepíte příslušné štítky pro lepší orientaci. Při hledání daňového přiznání nebo záručního listu k pračce pak nebudete ztrácet drahocenné minuty. Vzhled organizérů přizpůsobte stylu kanceláře i osobnímu vkusu. Můžete si vybrat průhledné plastové boxy, které jsou snadno přístupné a stohovatelné, stylové dřevěné pořadače nebo klasické papírové krabice, které schovají méně používané pomůcky.

7. Šikovné pomůcky pro každodenní produktivitu

Naši produktivitu často mohou zachránit nenápadné pomůcky, které ale umí odvést kus práce. V první řadě se jedná o nejrůznější to-do listy a seznamy úkolů. Koho by neuspokojovalo odškrtávat si vyřešené položky? Aby bylo plánování zábavnější, pomůže vám hezký diář nebo zápisník na denní poznámky.

Mým osobním tipem je potom dřevěná nástěnka Pin & Peg, která nabízí široké využití. Na děrovanou desku si můžete umístit řadu doplňků, které vám pomohou s organizací takřka čehokoliv. Pověsíte na ni klíče, rozvrh hodin i náramek, přidáte drátěný košík na došlou poštu a originál přesně podle vašich představ je na světě.

Tip: Abychom byli opravdu produktivní a práce nám nezpůsobovala zdravotní problémy, mělo by naše pracoviště být co nejvíce ergonomické. Samozřejmostí je pohodlná kancelářská židle, ale záda mohou bolet i z nesprávného umístění obrazovky počítače. Jednoduchou pomocí může být ergonomický stojan na monitor, který navíc nabízí dostatek místa na uložení telefonu nebo třeba na šálek kávy.

8. Na stole nechejte maximálně 15 věcí

Aby pracovní stůl působil čistě, nechejte na něm minimum věcí. Měli byste se vejít do čísla 15. Díky tomu budete mít po ruce vše, co potřebujete, nebudete se zdržovat hledáním kancelářské sponky a omezíte nutkavou potřebu vše uklidit právě ve chvíli, kdy máte nejvíce práce.

Na mém stole kromě počítače a jeho příslušenství najdete lampičku, box na tužky a dva pořadače na tužky. Místo diáře používám trhací týdenní kalendáře, kam si zapisuji vše, co mě napadne nebo třeba záznamy z hovorů. Místo nástěnky mi dobře slouží pět velkých kolíků, které drží to-do listy, ale také motto nebo e-booky k nahlédnutí.

9. Ozdobte si pracovní stůl jednou osobní věcí

Osobnější věci na pracovním stole vám mohou pomoci se zrelaxovat nebo vás dokonce budou motivovat k lepším výkonům. Je jen na vás, jestli vám radost udělá rodinná fotografie, talisman, suvenýr z cest nebo květina. V každém případě ale zůstaňte jen u jedné dekorace, ať celý proces uspořádání kanceláře nepřijde nazmar.